Einführendes Beispiel ‚Beschaffungsvorgang‘

IST-Zustand

• Eingang Bedarfsanforderung (Hauspost, Fax) (Volumen: 25-30 Dokumente/Tag)
• Einordnung und Zuteilung an Sachgebiete durch Abteilungsleiter
• Angebotsanfragen durch Sachbearbeiter (SaB) des Sachgebietes (meist telefonisch, Senden/Faxen eines Musterformulars)
• Vorgang auf Wiedervorlage bis alle Angebote eingegangen (Terminprüfung über Kalender auf Computer)
• Angebotseingang meist als Fax (ausgefüllte Angebotsanfrage)
• Preisspiegelerstellung mittels Beschaffungsprogramm
• Auftrag/Bestellung (Kopien an Besteller und Haushaltsabteilung)
• Verantwortlichkeit bleibt bei Sachgebietsleiter
• falls Auftragsbestätigung: Überprüfung durch SaB und evtl. Schritte einleiten
• Überwachung des Liefertermins durch Wiedervorlage
• Anlieferung der Ware i.d.R. bei der Zentralen Warenannahme mit Lieferschein
• keine pünktliche Lieferung: Lieferanmahnung (schriftlich, dringend: telefonisch)
• Rechnung: Erfassung, dann zum Besteller zur Überprüfung, danach Inventarisierung (Kopien) (Eingangsvolumen 100-200 Rechnungen/Tag)
• Senden des Rechnungsoriginal zu Haushaltsabteilung: Erstellung einer Zahlungsanweisung, Kopie der angewiesenen Rechnung an Beschaffungsabteilung zurück (als Statusinformation), Original an Landeshochschulkasse Mainz zur Zahlung
• EDV-gestützter Kalender zur Überwachung der Angebots- und Liefertermine. Wird nicht von allen SaB durchgängig eingesetzt.
• alle Formulare, Briefe, Angebote, etc. werden in Akten archiviert, keine elektronische Archivierung.
• Einführung eines WFMS wird begrüßt.

Dokumentenmanagement

Einige Grundlagen

• Verwaltung von Dokumenten und zugehöriger Information (elektronischer Dokumente (Images), Papier)
• gleichzeitiger Zugriff auf die Information durch mehrere Benutzer
• Ablage des Images in Datenbank, Indexierung eines Dokumentes und Ablage in Datenbank zur Recherche und Wiederfinden
• Unterscheidung CI (Coded Information) und NCI (Non Coded Information)
• Anbindungsmöglichkeiten an Anwendungsprogramme, WFMS
• Unterschiedliche Ablagemöglichkeiten (lokale/zentrale Festplatte, Jukebox, Offline)
• reine DMS ß à Aufsätze auf DMS mit Sendemöglichkeiten oder gar Ablaufsteuerung

Einsatz von DMS in der Beschaffungsabteilung

• Eingang Bedarfsanforderung: Vorbereitung Hauspost, Prüfung (etwa Aussortieren von Werbesendungen), Scannen, Indexierung, Ablage in DMS
• Einordnung und Zuteilung: anhand der Indexierung und Dokumentklasse
• Angebotsanfragen: Anfragen direkt als Unterlagen in DMS ablegen
• Angebotseingang: Aussortierung, Indexierung, automatisches Weiterleiten
• Preisspiegelerstellung: evtl. Rückgriff auf Daten im DMS, Recherche im DMS
• Auftrag/Bestellung: Dokumenterstellung, Muster / ältere Vorgänge als Vorlage
• Verantwortlichkeit: Sachgebietsleiter hat jederzeit Zugriff und Kontrolle über Status
• Anlieferung: Lieferschein kann bei der Zentralen Warenannahme eingescannt werden und somit direkt verfügbar sein
• Rechnung: Erfassung und Ablage im DMS, Weiterleitung Besteller (falls angeschlossen), Inventarisierung/Archivierung bereits geschenkt
• Senden des Originals zu Haushaltsabteilung: Wegfall der Kopien, Weiterleiten, Liegezeiten, falls alle Stellen an DMS teilhaben (Kosteneinsparung (Postgebühren), ‚kürzere Dienstwege‘)
• Auskunftsfähigkeit: gegenüber Besteller, Lieferanten, Verwaltungen jederzeit gewährleistet

  Mögliche Gründe für den Einsatz von DMS

• Dokumente mit häufigen Zugriffsbedarf (durch mehrere Benutzer )
• Dokumente benötigen Zugriff Zugriffsorte geographisch verteilt, u.U. verschiedene Firmensitze
• Aufhebung der Redundanz und Konsistenzbewahrung bei lokalen Dokumentablagen
• Reduzierung des Platzbedarfs von Archiven; Senkung von Sachkosten durch Wegfall von Aktenräumen und Ablageschränken und zentralen Archivanlagen
• Dokumentenarchivierung: Indexierung: beschreibende Attribute (Schlüsselwörter, etc.), Klassifizierung, Verwaltungsinformationen
• Suchen und Wiederfinden von Dokumenten, Recherche
• gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Zertifizierung nach ISO 9000

Einsatz von DMS kann auch bei wenig strukturierten Abläufen von Nutzen sein (Gebrauch der ‚Weiterleiten an‘ Funktionalität) im Gegensatz zu WFMS
 

Vorteile von DMS gegenüber Papierarchiven:

• gleichzeitiger Zugriff durch mehrere (verteilte) Benutzer
• geringerer Platzbedarf für das Archiv
• schneller Zugriff, Verfügbarkeit
• Anreicherung der Dokumente durch zusätzliche Informationen (rein textuell, Multimedia)
• Integration in WFMS, Groupware, betriebswirtschaftlichen Systemen (z.B. SAP R/3) oder firmenweite Informationssysteme
• komfortable Recherche, Referenzen
• Konsistenzerhaltend (durch Zugriffsregelungen (Sperren), Zugriffsrechte)

• aufwendige Eingabe: Haustpostvorverarbeitung, Scannen, Indexieren; je nach Dokument unterschiedlich (Farbe, Größe, Schriftgröße, Fax (Qualität), Inhalt, Seitenzahl, …)
• Papier als Arbeitsmedium, Diskussionsgrundlage, Notizen und Änderungen direkt auf Papier
• hoher Anteil Bildschirmarbeit (Arbeitsplatzgestaltung), einseitige Körperhaltung (freie Lesehaltung bei Papier)
• Kosten, komplexe Systeme, Fachpersonal

Workflow Management

Einsatz von WFMS in der Beschaffungsabteilung

• Einordnung und Zuteilung an Bearbeiter durch WFMS anhand der Indexierung
• Angebotsanfragen: Starten der Textverarbeitung mit Vorlage
• Wiedervorlage: Verwaltung durch WFMS: Wiedervorlage und/oder Ereignisse
• Preisspiegelerstellung: Einbindung des Beschaffungsprogramms
• Auftrag/Bestellung (Kopien an Besteller und Haushaltsabteilung): Automatisiertes Versenden der Kopien
• Verantwortlichkeit: Sachgebietsleiter bleibt zuständig
• Überwachung des Liefertermins: Wiedervorlage / Ereignisse des WFMS
• Anlieferung: Einbindung der Zentralen Warenannahme in den Workflow
• Lieferanmahnung: Wiedervorlage; automatische Generierung der Mahnung (Daten aus WFMS); falls telefonisch: Bereitstellung aller nötigen Daten für SaB
• Rechnung: Automatisierung der Inventarisierung, Kopiensendungen, etc.

Über WFMS ist jederzeit der Status eines Vorganges abrufbar, zugehörige Dokumente und Daten können eingesehen werden.
 

Workflow Management: Grundlagen

• Workflow Management (oder auch Vorgangsbearbeitung): computerunterstütztes Bearbeiten und Steuern von Vorgängen oder Geschäftsprozessen
• Aufteilung der Prozesse in Bearbeitungsschritte (Aktivitäten) und Modellierung in Ablaufdiagrammen (Workflow-Definition)
• Das Modell zur Workflow-Definition bietet je nach WFMS unterschiedliche Konstrukte, um Abläufe abzubilden und zu koordinieren (Modellierung der Ablauforganisation), z.B.
• Kontroll- und Datenfluß zwischen Aktivitäten eines Prozesses
• Übergangsbedingungen (Transitionsbedingungen): Angabe von Bedingungen, wann die folgende Aktivität ausgeführt werden soll
• Schleifen, Alternativen (Verzweigungen), Parallelitäten, Subprozesse

• feste Anzahl von Hierarchiestufen, einfache Mitarbeiter/Stelle (oder Rolle) Beziehungen
• hierarchische Modellierung der Organisationsstruktur (Abteilungen, Projekte, ...)
• Beschreibung von Mitarbeitern durch Rollen, Stellen, Kompetenzen, Organisationseinheit, Beziehungen untereinander (‚Vorgesetzter von‘), Stellvertreter

WFMS-spezifisch zusätzlich: Ereignisse, Wiedervorlage, Ausnahmebehandlungen, Delegation, Simulation, Versionsverwaltung, Monitoring, Anbindung externer Programme, ...

• Ablage der Workflow-Definition als Muster: daraus Generierung von Prozeßinstanzen
• Prozeß wird vom WFMS ausgeführt, verwaltet und koordiniert
• WFMS bestimmt anhand der Workflow-Definition die nächste Aktivität und durch die personenunabhängige Beschreibung der möglichen Bearbeiter einer Aktivität den potentiellen Bearbeiterkreis (Policy Management), der die Aktivität zur Bearbeitung angeboten bekommt.
• Bearbeiter erhalten zu erledigende Aktivitäten in Arbeitskorb, können diese zur Bearbeitung aus dem Arbeitskorb entnehmen
• alle Schritte im WFMS können im sog. Audit Trail (Historie) festgehalten werden

Pro/Kontra WFMS

• Automatisierung von Geschäftsprozessen oder Vorgängen
• Effizienzsteigerung durch Unterstützung von Routinearbeit (Automatisierung von Teilschritten)
• Reduzierung von Transport- und Liegezeiten
• Qualitätssicherung (etwa im Zuge von ISO 9000)
• Auskunftsfähigkeit, Nachweisbarkeit
• Anbindung und Integration von Legacy Systemen
• Lastverteilung auf vorhandene SaB (‚integrierte Urlaubsvertretung‘, Stellvertreteregelungen)
• automatische Bereitstellung aller nötigen Informationen zur Bearbeitung einer Aktivität
• Wiederverwendbarkeit von Aktivitäten
• Entscheidungsprozesse im Prozeß modelliert und somit garantiert
• Ausnahmebehandlungen können vorgegeben werden

• Durchführung einer Bestandsaufnahme der Geschäftsprozesse und BPR nötig: beratungsintensiv, hohe Kosten
• Auswahl eines geeigneten WFMS (Werbeversprechungen/Leistung), Berater oft selbst nicht tief genug in der Materie
• Akzeptanz bei den Mitarbeitern
• Einführung eines komplexen Systems, Fachpersonal, Schulungen, Kosten
• WFMS: teils fehlende Flexibilität, Leistungsumfang, z.Z. fehlende Standards

Zielsetzungen des Einsatzes von WFMS gehen einher mit Business Process Reengineering (BPR): Reorganisation der Geschäftsprozesse in Hinblick auf Effektivität, Komplexitätsminimierung der Abläufe, Wertschöpfung der Prozesse, Kundenorientierung und Automatisierung

Welche Möglichkeiten der Modellierung, der Bearbeitung und der Ausführung existieren, hängt von dem eingesetzten WFMS ab. Auf dem Markt existieren unterschiedlichste Produkte mit teilweise großen Unterschieden im Leistungsumfang und Eignung für bestimmte Anwendungsgebiete.

Voraussetzungen für den Einsatz von WFMS

• strukturierbare Abläufe
• Integration bestehender Anwendungen (sog. Legacy Systeme)
• BPR hat stattgefunden (‚kein Zementieren alter starrer Abläufe‘)
• kontinuierliches Monitoring und Anpassung der Abläufe
• Akzeptanz der Mitarbeiter, Einbindung in Einführung/Verbesserung

Dokumentanalyse

• Spezialgebiet der Mustererkennung und Bildanalyse
• Dokument bestehend aus Text, Grafik, Tabellen, Logos, etc.
• durch Scannen erhält man Image, das Grundlage für die weitere Verarbeitung bildet
• Arbeitsschritte: Bildvorverarbeitung (Korrektur der Textorientierung, Entfernen von Hintergrundrauschen, Texturen), Strukturanalyse, Texterkennung (OCR: Optical Character Recognition)
• Ergebnis ist Dokumentstruktur und Text

Weitergehend: DAU (Document Analysis and Understanding)

• durch Analyse des Dokumentes ist Dokumenttyp ermittelbar (Dokumentaufbau, Redewendungen bei Angeboten oder Mahnungen, Aufbau eines Lieferscheins, ...)
• Wissen über Aufbau des Dokumentes (Layout, logische Objekte) erleichtert Erkennung, z.B. bei der (Sender)- Adresse ist Struktur und Syntax klar, Abgleich mit bestehender Adreßdatenbank, Wörterbüchern
• Arbeitsschritte: Textanalyse, Informationsverarbeitung (etwa Auswahl SaB als Empfänger und Versand via eMail)

Einsatz von DAU/WFMS in der Beschaffungsabteilung

• DAU-System profitiert von der Erwartungshaltung des WFMS, d.h. welche Dokumente werden im Moment von allen offenen Workflow-Instanzen (= Geschäftsprozesse) benötigt ?
• Unterstützung bei der reinen Datenerfassung: Beschleunigung der Erfassung der Daten eines Dokumentes, indem der Sachbearbeiter nicht mehr alle Daten abschreiben muß, sondern diese nur noch zu verifizieren hat
• Anfordern von Daten aus Dokument (Rechnungssumme)
• Einbindung und Verarbeitung der analysierten Daten durch WFMS
• Zugriff des DAU-Systems auf Firmenwissen (corporate knowledge), zur Erhöhung der Erkennungsquote (Adreß-DB, Lieferanten-DB, Produkt-DB, ...)
• Lernfähigkeit des DAU-Systems: neue Dokumente werden akquiriert und somit beim nächstenmal eine höhere Erkennungsquote zu erreichen

Anhang

URL http://www.dfki.uni-kl.de/~maus/